راهنمای نامه نگاری به زبان انگلیسی

راهنمای نامه نگاری به زبان انگلیسی

نگارش  نامه رسمی و غیر رسمی به زبان انگلیسی 

پیشرفت تکنولوژی سبب شده تا بسیاری از نامه های اداری از طریق ایمیل و پست الکترونیکی صورت بگیرد. برای نامه نگاری به زبان انگلیسی تنها دانستن زبان انگلیسی کافی نیست و باید اصول نامه نگاری به زبان انگلیسی را بخوبی بدانیم.

یکی از حوزه های اصلی که در بازار تجاری امروز با وجود روابط بین المللی بین کشور ها از اهمیت زیادی برخوردار است، توانایی در نامه نگاری به زبان انگلیسی است. چنین توانایی یکی از مهارت های لازم برای هر مترجمی است. اصول نگارش، واژگان و ساختاری های لازم در یک نامه رسمی اداری به زبان انگلیسی بسیار مهم است و ممکن است در نتیجه یک رابطه بین المللی تاثیر بگذارد. در یک تقسیم بندی، نامه ها به دو دسته تقسیم می شوند؛ نامه های  رسمی و اداری  و  نامه های غیر رسمی و دوستانه.  

نامه های رسمی آن دسته از نامه هایی هستند که با هدف  انجام امور اداری، بازرگانی و طرف های تجاری نوشته می شوند و می توانند براساس موضوعاتی شبیه به  انجام معاملات تجاری، معرفی شرکت، دعوت به همکاری و معرفی محصول نگاشته شوند.

در مقابل، نامه های غیر رسمی به آن دسته از نامه هایی اطلاق می شود که خارج از روابط  اداری و رسمی نوشته می شوند و بیشتر به هدف انجام مکاتبات دوستانه و خانوادگی بکار می روند. اگر تصمیم دارید نامه  ای به زبان انگلیسی بنویسید پیشنهاد می شود ابتدا آن را به زبان فارسی تهیه کرده و برای ترجمه آن از طریق بخش ترجمه تخصصی فارسی به انگلیسی اقدام کنید.

تفاوت بین نامه های رسمی و غیررسمی

نامه رسمی بسیار متفاوت از نامه غیر رسمی هستند. نامه های غیر رسمی  به سبک و سیاق شخصی نوشته می شوند و معمولا مخاطبان آن بستگان، دوستان و افرادی هستند که شما با آن های رابطه دوستانه و غیر حرفه ای دارید. در حالی که،  در نامه های رسمی و اداری باید کلمات و اصطلاحات خاص و مودبانه استفاده شوند ولی در نامه های غیر رسمی چنین اجباری وجود ندارد.

راهنمای نامه نگاری به زبان انگلیسی

 

اجزای یک نامه رسمی به زبان انگلیسی

نمونه ای از نامه های  رسمی، نامه های اداری است که هر کدام بسته به نوع تجارت، انواع و هدف های متفاوتی دارند. یک نامه اداری در ایمیل شما باید دارای اجزاء زیر باشد:  

1-موضوع(Subject line)  

هر نامه اداری با هر هدفی هم که نوشته شده باشد باید در ابتدای نامه هدف را واضح و دقیق بیان کند. این بخش را در نامه  موضوع نامه می نامند. فرضا موضوع نامه می تواند پیام تبریک و یا تبلیغ محصولی باشد و یا مثلا به صورت Congratulations on Promotion، New Sale  بیان می شود. 

2-اطلاعات تماس (Contact information)

در یک نامه اداری حتما اطلاعات تماس شامل نام کامل شماره تماس، آدرس و ایمیل اشاره شود. این اطلاعات معمولا در بالای صفحه می آیند و در زیر آن معمولا اطلاعات شخص گیرنده و تاریخ قرار می گیرد. در پایین صفحه معمولا اطلاعاتی مثل signature قرار می گیرند.

3-سلام و احوال پرسی (greeting)

در ابتدای نامه باید نوعی ادای احترام مطرح شود. البته باید دقت داشته باشید که اسم و لقب مخاطب را بدرستی بنویسید. در واقع این همان heading است. مانندب  .Dear Dr. Firas برای مخاطب قرار دادن دیگران از عناوینی مثلا آقا Mr. ، خانم متاهل Mrs. ، خانم مجرد Miss.،برای خانم ها با وضعیت تاهل نامشخص Ms.، آقایان بیش از دو نفر Messers. استفاده کنید. همچنین، استفاده از عناوین ویژه ای مثل  دکتر Dr.، پروفسور Prof.، کاپیتان Capt.، سرگرد Maj.، سرهنگ Col.، ژنرال Gen. ، لرد Lord، بانو Lady و  را  برای مواقعی استفاده کنید که نام دریافت کننده نامه را نمی دانید. پس از این عبارت، و نام شخص و یا شرکت را ذکر کنید. در ادامه آن، شماره آپارتمان، نام کوچه، نام خیابان اصلی- جاده، شهر یا شهرک به همراه کدپستی  را ذکر کنید.
 

4-مقدمه کوتاه ( a Brief Introduction)

داشتن یک مقدمه کوتاه نه تنها مودبانه است بلکه می تواند نظر مخاطب را به خود جلب کند. یک شروع خوب می تواند مقدمه خوبی باشد برای اینکه متن اصلی ایمیل را شروع کنید، باشد. برای مثال می توانید از عباراتی مثل Good Day. I hope you are well استفاده کنید. 

راهنمای نامه نگاری به زبان انگلیسی

 

5-هدف اصلی از نوشتن نامه(The main purpose of the letter)

این بخش متن اصلی نامه و هدف شما از نوشتن نامه را نشان می دهد متن اصلی نامه نباید بیش از یک صفحه باشد. متن اصلی نباید بیشتر از یک صفحه باشد چون قطعا خواننده نامه را خسته می کند. پس باید، به زبان خلاصه و خیلی دقیق موضوع اصلی نامه را بیان کنید. در صورتی که شما در حال نوشتن یک متن ایمیل و نه یک نامه اداری هستید، متن نامه باید کوتاه تر باشد.  این در واقع the body of letter است.

6-پایان نامه (closing)

همیشه در پایان نامه برای قدردانی جمله ای نوشته می شود. بعضی عبارات پایانی رسمی و برخی دیگر غیر رسمی هستند . بسته به نوع نامه عبارات رسمی و غیر رسمی در پایان نامه استفاده می شوند. برای مثال عباراتی مثل Regards،Sincerely جز پایان های رسمی و عباراتی مثل Best جز پایان های  غیر رسمی هستند.

باید توجه داشت که حرف اول این عبارات باید با حرف بزرگ نوشته شده باشند. نامه های رسمی و اداری باید روشن و واضح باشد. زیرا وجود هر گونه اشتباهی در استفاده از از واژگان سبب می شود تا ایده غلطی را به مخاطب انتقال دهند و از هرگونه سوء تفاهمی اجتناب می شود.

 

7-امضا (signature )

در پایان نامه معمولا امضا ارسال کننده که شامل نام فرستنده نامه  است، آورده می شود. اشاره به نام خود در پایان نامه کافی است.

  
نکاتی که باید به آن توجه کرد این است که اگر در ابتدای جمله:
• از عبارات احترام آمیز مثل Dear Sir یا Dear Madam  استفاده کردید، عباراتی مثل  عبارت Yours Faithfully در پایان خواهد آمد.
• اگر نامه با عباراتی مثل Dear Ms. / Dear Mrs. / Dear Mr. شروع شود، باید در پایان جمله عباراتی مثل Yours Sincerely استفاده میشود.
• همیشه از عباراتی مثل Yours Faithfully برای مخاطبانی که اسم ان ها را نمی دانید و برای زمان نامه نوشتن برای ارگان هایی مثل  مراکز درمانی،مراکز نظامی، مراکز آموزش عالی، دانشگاه ها و … هستید، استفاده  کنید.
 راهنمای نامه نگاری به زبان انگلیسی

 

ارسال نامه  رسمی از طریق ایمیل:

با پیشرفت روز افزون  تکنولوژی بسیاری از نامه های اداری از طریق ایمیل فرستاده می شوند. معمولا از سیستم های ایمیلی مثل yahoo، Hotmail،Gmail و info برای این هدف استفاده می شوند. در واقع شما با ورود به هر یک از این سیستم های ارائه ایمیل برای خود ایمیلی را می سازید و با وارد شدن داخل ایمیل خود از طریق صفحه نوشتار وارد صفحه فرستادن ایمیل می شوید و بعد از وارد کردن آدرس ایمیل مخاطب، روی دکمه send میزنید و پیام فرستاده می شود.

توصیه

پیام هایی هم که در ایمیل در قالب یک نامه اداری فرستاده می شوند از فرمت  نامه های ادراری و رسمی پیروی می کنند، مثلا Dear Mr.  در ابتدا و Thanks & Regards و مثل آن در پایان ایمیل استفاده می شود. 

نامه اداری آمده در یک ایمیل از چندین بخش تشکیل شده است. در بالای هر ایمیل عبارت From قرار دارد که ارسال کننده ایمیل  را مشخص می کند، سطر پایین تر در یافت کننده ایمیل است که با عبارت to مشخص می شود که نشانده دهنده دریافت کننده نامه است. آدرس ایمیل کسی که رونوشت نامه را دریافت میکند با cc(carbon copy) مشخص شده است. همچنین، در صورتی که بخواهید گیرنده ایمیل شما بداند چه کسی رونوشت نامه  را دریافت می کند از سطر (bcc (blind carbon copy  استفاده کنید. تاریخ تنظیم ایمیل، موضوع ایمیل (Subject )، متن پیام و در نهایت نام امضا کننده و اطلاعات تماس فرستنده ایمیل در آخر ایمیل می آید.
گاهی اوقات در ایمیل های اداری بعضی اختصادرات استفاده می شوند مانند:
 
OTOH (ON THE OTHER HAND)
BTW (BY THE WAY)  
AFAIK (AS FAR AS I KNOW)
 
نامه به زبان انگلیسی
 
در نوشتن چنین نامه های ادرای که از طریق ایمیل فرستاده می شوند همیشه ابتدا پیش نویس از آن را تهیه کنید و سعی کنید با مرور چند باره ان عبارات غیر ضروری را حذف کنید و اصل مطلب را بیان کنید. پاراگراف اول پیام نقش مهمی را خواهد داشت پس سعی کنید تا اولین پاراگراف به بهترین شکل بنویسید تا تاثیر مثبت در خوانننده داشته باشد.

پاراگراف میانی نقشی تعیین کننده دارد و معمولا سوالاتی را که شما قرار است مطرح کنید، در برمی گیرد. اطلاحا این پاراگراف را پاراگراف برنامه ریزی می گویند. اهمیت پاراگراف آخر هم کمتر از دیگر پاراگراف ها نیست و در صورتی که شما در پاراگراف اول از فرستند نامه تشکر نکرده اید حتما در پاراگراف تشکر خود را بیاورید و همیشه در انتهای نامه از عباراتی استفاده کنید که نشان دهد منظر پاسخ از جانب او هستید.

چندین نکته در نگارش نامه های ادرای

سعی کنید اشتباهات نکارشی و املای در متن ایمیل خود نداشته باشید زیرا تاثیرات بدی بر روی دریافت کننده می گذارد. حتما دستور زبان ساختار هایی را که در نامه اداری خود استفاده می کنید، چک کنید.
تمام سمت، آدرس و نشانی را باید دقیق وارد کنید و خطایی نباید در آن باشد. اشتباه وارد کردن نام و نشانی دریافت کننده نامه می تواند تاثیرات بدی در ذهن مخاطب نانه ایجاد کند.  
در دادن قیمت و مشخصات کالا دقت کنید زیرا در غیر این صورت اعتماد فرد مقابل را نسبت به خود سلب خواهید کرد. چنانچه در ایمیل خود فایلی را اتچ می کنید حتما در ضمن نامه به وجود فایل های اتچ شده اشاره کنید.
اگر حوزه کاری شما تخصصی است می توانید فرایند ترجمه تخصصی ایمیل خود را به یک مترجم نیز بسپارید.
  

اجزاء یک نامه غیر رسمی 

حتما به خاطر داشته باشید که نام و نشانی دقیق خود را در نامه بیاورید که اگر مخاطب قصد پاسخ دادن به شما را داشته باشد، به راحتی بتواند نام و نشانی شما را پیدا کند.  معمولا مواردی که در نشانی ذکر می شوند شامل شماره و نام خیابان، شهر، استان و کد پستی و کشور است.

بسته به انتخاب شما، یک نامه غیر رسمی می تواند به روش  های مختلف نوشته شود. هر نامه ای چه رسمی و چه غیر رسمی از سه بخش مقدمه، بدنه و پایان تشکیل شده است. ابتدای نامه غیر رسمی می تواند به سلیقه شخصی شما باشد و به اندازه ابتدای نامه رسمی و اداری مهم نیست.

اگر شما رابطه دوستانه  و نزدیکی با دریافت کننده نامه دارید، می توانید عباراتی مثل Dear Leonardo، Leonardo، Hi Leonardo  را استفاده کنید. حتما به خاطر داشته باشید بعد از نام شخص، ویرگول را بگذارید.  

جملاتی برای آغاز  نامه 

بعد از مخاطب قرار دادن دریافت کننده نامه، نوبت به سلام و احوالپرسی می رسد چون نامه یک نامه دوستانه و صمیمی است شما می توانید با عبارات دوستانه ای مثل How is everything،How are you?،  how is the family? شروع کنید.
 بدنه نامه

 

بدنه نامه 

بعد از یک سلام و احوالپرسی دوستانه نوبت به بدنه اصلی نامه می رسد که محتوای نامه است و باید با لحن دوستانه و صمیمی نوشته شود. اما لازم است حتی در این نامه غیر رسمی هم از اصطلاحات گرامری در حد تعادل استفاده کنیم. نوع رابطه شما با فرد مقابل در زندگی  واقعی به شما بسیار کمک می کند تا چطور متن و بدنه اصلی نامه را بنویسید. موضوعاتی که معمولا در بدنه اصلی نامه می آیند شامل دلیل برای نوشتن نام، سلام و احوالپرسی، نکات پایانی نامه و همچنین خواستن از در یافت کننده نامه برای پاسخ دادن به نامه شما است.

پایان و امضاء نامه 

پایان نامه در واقع بخشی از نامه است که شما نامه را خلاصه میکنید و می خواهید با خواننده خداحافظی کنید.
برای مثال شما می توانید پایان نامه را با چنین عباراتی به پایان برسانید:
I am looking forward to seeing you 
I can’t wait to hear from you، I hope to hear from you soon
 
بعد از پایان نامه نوبت به امضاء نامه می رسد. برای این بخش می توانید از عبارات دوستانه و صمیمی مثل Best wishes، Best، kind regards و امثال ان استفاده کنید.
 
در صورتی که در زمینه ترجمه نیاز به خدمات حرفه ای دارید بخش سفارش ترجمه را مطالعه فرمائید.

دیدگاه شما چیست؟